Статьи > Сканирование бумажных архивов и обработка документов

Сканирование бумажных архивов и обработка документов

сканирование документов

Для организаций и компаний, которые не хотят вкладывать средства в собственные системы сканирования и заботятся об их обслуживании, сегодня предлагаются профессиональные услуги по оцифровке архивных и текущих документов. Услуги сканирования и обработки документов включают в себя нескольких видов и направлений работы - об этом подробнее в этой статье.

Сканирование архивных документов

Компании, которые внедряют решения для электронного документооборота в рабочих процессах или бизнес-процессах, часто сталкиваются с проблемой доступа к более старым документам (собранным до внедрения электронной системы). Здесь будут полезны аутсорсинговые услуги сканирования документов - архивная компания полного цикла «Делис Архив» уже 20 лет помогает своим клиентам решать эту проблему. Если говорить коротко - компания сканирует и переводит в электронный архив бумажные документы компаний-клиентов, забирая на себя всю эту «головную боль». Благодаря аутсорсингу такой услуги можно не только быстрее оцифровывать старые бумажные архивы, но и лучше использовать существующее оборудование (сканеры). Организации, которые внедряют системы сканирования, обычно корректируют свою производительность в соответствии с количеством текущих документов (поступающих в компанию каждый день). Между тем операция сканирования архивных документов обычно проводится один раз.

Сканирование текущих документов

Необходимость формирования собственной компетенции в области сканирования документов; необходимость приобретать, обслуживать и обслуживать оборудование (сканеры, сканирующие станции, принтеры штрих-кодов и т. д.), а также необходимость поддерживать постоянную команду людей, регистрирующих и сканирующих документы, - все это является причинами, по которым бизнесу следует рассмотреть возможность поручить обслуживание документов сторонней компании. Регистрация и сканирование документов аутсорсинговой компанией дает ряд преимуществ, наиболее важными из которых являются повышение качества (специализированные устройства, обученные и опытные сотрудники) и зачастую значительное снижение удельных затрат (эффективность и более эффективное использование сканеров, снижение затрат на обслуживание оборудования, опыт обслуживания).

Услуги по обработке документов

Однако наиболее важным компонентом службы сканирования документов является предоставление изображения бумажного документа - компания «Делис Архив» может предоставить ряд сопутствующих услуг, таких как подготовка к сканированию (удаление скрепок, извлечение документов из обложек и т.д.), сортировка документов, распознавание содержимого изображений, экспорт или совместное использование изображений в системе архивации. Благодаря специализированным IT-инструментам и многолетнему опыту, компания может адаптироваться ко всем типичным требованиям клиентов.

Подготовка документов

Аутсорсинговые архивные компании используют промышленные сканеры, оснащенные автоподатчиками. Эти устройства позволяют получить очень высокую эффективность при условии, что пакет документов правильно подготовлен. Эта подготовка включает в себя:

  • извлечение бумаг из обложек, папок и т.д.;
  • удаление элементов, таких как скобы и скрепки;
  • правильное расположение документов на фидере.

Кроме того, отдельные страницы могут быть отделены друг от друга разделителями, которые позволяют сохранить несколько страниц в одном документе.

Сканирование и распознавание контента

В зависимости от характеристик документов подбираются соответствующие устройства для перевода документов в электронную форму. В случае однородной нагрузки и отсутствия трудностей, связанных, например, с невозможностью снять переплет, используются высокопроизводительные промышленные сканеры, оснащенные соответствующими податчиками. Затем документы можно сканировать в одностороннем (симплекс) или двустороннем (дуплекс) режимах. Второй режим означает сканирование обеих сторон документа за один проход.

Индексирование изображений

Отсканированные документы должны быть правильно идентифицированы и описаны таким образом, чтобы облегчить последующий поиск. Сотрудники компании «Делис Архив» могут индексировать документы автоматически или вручную. В первом случае - с использованием внешней базы данных - можно распознать фрагмент документа, найти соответствующую запись в базе данных и вставить соответствующие значения в поля индекса. В случае ручной индексации оператор - на основе изображения отсканированного документа - вводит соответствующие описания с клавиатуры. Наиболее распространенный способ индексирования документа - это комбинирование автоматических и ручных методов.

Сохранение и экспорт

Изображения документов отправляются клиентам с использованием надлежащим образом защищенных соединений или доставляются на любой носитель, выбранный клиентом. Подготовленные данные могут быть легко введены в любую используемую систему обслуживания цифрового архива.


Дата публикации: 2020-06-21


Полезные ссылки: БТИ Почтовые отделения Префектуры