Статьи > Правильное хранение бухгалтерских документов: как организовать?

Правильное хранение бухгалтерских документов: как организовать?

хранение бухгалтерских документов

Бухгалтерские документы компании требуют тщательного ухода. Нарушение правил, касающихся формы ведения бухгалтерских документов или соответствующих сроков хранения имеют серьезные последствия, если в ходе налоговой проверки будут выявлены возможные недостатки. Прочтите нашу статью, из которой вы узнаете, как должно выглядеть правильное хранение бухгалтерских документов.

Бухгалтерская документация - главное свидетельство при визите и проверке налоговой инспекции. Таким образом, вы не должны выбрасывать счета-фактуры и другие доказательства транзакций, а также исправления, дубликаты и любые доказательства, связанные с налоговой процедурой. При закрытии налогового года к бухгалтерским документам необходимо приложить копию годовой налоговой декларации.

Архивирование бухгалтерских документов - как это сделать?

Бухгалтерские документы должны храниться таким образом, чтобы во время возможной проверки налоговых органов доступ к ним был быстрым и свободным. Документы по стоимости и продажам должны храниться в хронологическом порядке, нумероваться в соответствии с правилами и тщательно защищаться от возможной потери или повреждения. Кроме того, доказательства должны быть разделены на соответствующие отчетные периоды и описаны так, чтобы их было легко найти. Правильное архивирование бухгалтерских документов также означает выбор подходящего места, где они будут в безопасности - т.е. защищены от посторонних лиц.

Значительно облегчить процесс хранения большого количества бумажной документации поможет аутсорсинговая компания «Архив и Экспертиза» в Москве, которая специализируется на услугах архивации документов. Специалисты компании обеспечат оперативное хранение документов вашей организации. Вы можете быть уверены в соблюдении строгих правил по хранению документов, а также в возможности быстрого доступа и поиска нужных бумаг в архиве. Само собой, вы можете рассчитывать на конфиденциальность и - по истечению срока хранения, установленного законом, - своевременное уничтожение документации. Подробную информацию обо всех услугах архивации документов компании «Архив и Экспертиза» вы найдете на их сайте, перейдя по ссылке выше.

Бухгалтерские документы не обязательно должны архивироваться лично предпринимателем - это обязательство может быть делегировано, например, сторонней бухгалтерии, которая ведет бухгалтерские записи компании. В такой ситуации об этом факте необходимо сообщить руководителю соответствующей налоговой инспекции как можнос скорее после передачи бухгалтерских документов сторонней организации. Также необходимо помнить, что во время возможной проверки бухгалтерские документы будут доступны инспекторам.

Хранение бухгалтерских документов в электронном виде

Современным стандартом деловой практики является использование компьютерных программ и онлайн-приложений, позволяющих вести бухгалтерский учет в режиме онлайн. Возникает вопрос, как и в чем хранить электронную версию бухгалтерских документов?

При использовании таких решений не забудьте сохранять бухгалтерские документы на жестком диске вашего компьютера в электронных файлах (например, в виде файлов PDF) и размещать их в правильно спроектированной системе папок. Благодаря этому даже без доступа в Интернет или при временной потере связи с бухгалтерским приложением можно найти правильные электронные документы, выданные ранее. Если вам не хочется тратить время и силы на организацию такой работы, вы можете обратиться в компанию «Архив и Экспертиза», которая предлагает профессиональные услуги по хранению бухгалтерских документов в Москве, в том числе, в электронном виде.

Электронные счета-фактуры, как и бумажные счета-фактуры, должны храниться до истечения срока действия налоговых обязательств. Бухгалтерские документы могут при определенных условиях храниться в электронном виде. Главное - соблюдать порядок, хронологию и разделение на конкретные отчетные периоды. Кроме того, предприниматель должен сделать копии своих бухгалтерских документов на отдельных долговечных цифровых носителях данных, например, на флеш-накопителе. Также он должен иметь доступ к устройствам для чтения и печати информации с указанных носителей.

Документация, хранящаяся в компании, должна быть заполнена, классифицирована и храниться в течение периода, установленного правовыми нормами. Важно обратить внимание на то, чтобы это было сделано правильно, ведь предпринимателя и компанию в любой момент может проверить налоговая инспекция. Только честность позволит вам избежать неточностей, которые, в свою очередь, могут привести к судебному преследованию.

На правах рекламы


Дата публикации: 2020-09-14


Полезные ссылки: Налоговые инспекции | Аутсорсинг бухгалтерии: как это работает и какие преимущества | Сканирование бумажных архивов и обработка документов